Liderar em modo remoto – Delegação e Demissão só começam pela mesma letra do alfabeto


Por Mafalda Carvalho
Country Manager ProPeople, Formação e Consultoria de Gestão

Sofre de FOMO (Fear of Missing Out, ou seja, medo de que aconteçam coisas sem o seu conhecimento)? Tem agora uma excelente oportunidade para se curar. Com a equipa a trabalhar à distância, mesmo que o quisesse, é fisicamente impossível vigiar direta e constantemente os comportamentos dos seus colaboradores, o que é um exercício muito proveitoso para ambas as partes, mas também pode se revelar um desastre se não forem feitos os ajustes necessários.

Liderar à distância não é o mesmo que liderar presencialmente, por isso damos-lhe algumas dicas, que desenvolvemos nos nossos programas de formação, que o poderão ajudar a ser bem-sucedido neste novo contexto a que a pandemia nos obrigou.

São 7 as áreas que vamos abranger:

1.  Sistematize o conhecimento que tem sobre os seus colaboradores e use-o para definir formas de atuação situacionais – incluímos aqui o nível de desenvolvimento para o exercício da função, o nível motivacional e de maturidade, e o perfil comportamental de cada um. Os colaboradores não são todos iguais e por isso também reagem de formas diferentes à mudança de contexto. Lembre-se também que se a situação mudou, é provável que isso afete algumas das variáveis que caracterizam os seus colaboradores – por exemplo, um colaborador que trabalha bem com uma supervisão presencial, pode se sentir perdido diante da ausência dessa vigilância, ou um colaborador que é muito relacional pode se sentir triste e desmotivado com a ausência de socialização com os colegas.

2.  Defina claramente o que pretende de cada colaborador – a distância obriga-nos a sermos ainda mais claros e específicos. Certifique-se de que estão sintonizados relativamente a objetivos, papeis a desempenhar, prazos de entrega, standards de qualidade, frequência do report de atividade, entre outros aspetos que se afigurem relevantes. Aproveite para fortalecer a autonomia, mas primeiro garanta que os colaboradores sabem o que é esperado deles, e têm condições para executarem o trabalho. Delegue, o mais que puder, mas nunca se demita de acompanhar a equipa.

3.  Faça pontos de situação, de acordo com a natureza do trabalho e com o grau de autonomia de cada membro da equipa, sem se esquecer que a alteração das circunstâncias, pode alterar o nível de desenvolvimento do colaborador. Na dúvida, comece por pontos de situação frequentes e depois vá ajustando de acordo com a resposta. Ainda mais do que acontece presencialmente, os colaboradores mais juniores precisam de ser apoiados – sobretudo na organização de tarefas e prioridades – mas os mais experientes devem gozar de autonomia, e sentirem que confia no seu desempenho (não queira controlar tudo, desde que o resultado esteja garantido).

4.  Determine momentos formais periódicos de feedback individual – se não os colocar na agenda eles não vão acontecer, por isso, deve com antecedência combiná-los com os colaboradores, incentivando-os a que também se preparem. Neles deve fazer um balanço do desempenho face às expectativas, definir um plano de ação para consolidar as conquistas e corrigir eventuais desvios e, sobretudo, guardar espaço para ouvir o colaborador (como está a viver o trabalho em modo remoto, que dificuldades tem tido, qual a ajuda que lhe pode providenciar, etc.). As one-to-one são ainda mais importantes do que quando estavam a trabalhar no mesmo espaço físico – são oportunidades para se aperceber de problemas quando eles ainda estão numa fase precoce e são por isso mais fáceis de resolver, mas também um bom momento para mostrar ao colaborador que, mesmo fisicamente distante, continua a poder contar com o seu apoio.

5.  Estabeleça regras claras de comunicação entre a equipa e desta com os restantes parceiros de trabalho – a comunicação eficaz é vital para a coesão de qualquer equipa e à distância os mal-entendidos são mais suscetíveis de acontecer, pelo que deve deixar claro um conjunto de regras de comunicação, como por exemplo: como é que a equipa se pode manter em contacto, quando é que podem entrar em contacto com os membros da equipa, com que frequência e em que circunstâncias devem comunicar entre si. Se não o fizer, começará a ter colaboradores que se isolam e não partilham informação relevante com os colegas, ou o oposto – pessoas que sem critério invadem o espaço dos demais, tornando o exercício do trabalho menos eficaz e a vida familiar perturbada. Seja o primeiro a dar o exemplo nas regras que estabelecer e, tanto quando possível, envolva a equipa no processo (as pessoas cumprem melhor aquilo em que participam). Se na empresa não existir, crie um espaço de partilha, onde possam ir acompanhando o trabalho dos colegas (até de outras equipas) e os resultados alcançados – estando distantes, ainda é mais importante todos terem a noção de que, mesmo que fisicamente isolados, estão a trabalhar para um objetivo comum.

6.  Use os meios de comunicação adequados a cada tipo de mensagem – o uso abusivo, ou inadequado de determinados meios, pode complicar a agenda da equipa e dificultar a sua eficácia. É importante manterem momentos em que usam vídeo e voz – porque são formas mais calorosas de interação – mas elas não têm de ser usadas a toda a hora. Tal como não deve interromper o colaborador de forma indiscriminada quando estão na empresa, também deve ser criterioso quando estão à distância. Exatamente como acontece presencialmente, mas mais ainda em modo remoto, deve evitar reuniões com muitos participantes – elas são em geral pouco produtivas, e facilmente deixam colaboradores mais reservados, ou menos envolvidos, cada vez mais afastados.

7.  Promova a interação informal entre os membros da equipa – se a equipa não tomar essa iniciativa, proponha momentos de descontração, onde possam partilhar temas úteis à equipa, mas não relacionados diretamente com assuntos específicos de trabalho. Procure que a conversa seja à volta de soluções e de histórias positivas e não de problemas – em vez de falarem da Covid 19, podem falar, por exemplo, do que têm feito para se manterem motivados, ou até do que fazem para manter a saúde em geral. É muito importante que o espírito de equipa se mantenha e que o efeito sinérgico se fortaleça.

Quer ter equipas de alto desempenho trabalhando em modo remoto? Contacte-nos através de mafalda.carvalho@propeople.pt, e, em conjunto, desenharemos um programa à medida das vossas necessidades.